忘年会や歓送迎会などの様々な飲み会・宴会シーンに欠かせないのが幹事ですよね。
宴会の幹事に任命されたらどうしたらいいの？何から準備したらいいんだろう･･･
そんな初心者幹事さんのために『飲み会・宴会の幹事が事前準備としてやること』を教えちゃいます！
先に簡単にまとめると
- 日程調整
- 予算決め
- 出欠確認
- 店選び
- 店の予約
- 最終確認
これだけ！
事前準備をしっかり行えば失敗することはまずありません。
幹事を完璧にこなせば上司や先輩に一目おかれること間違いなしです！
下の内容を確認して、あなたも出来る幹事になろう！！
飲み会幹事が事前にやることその①日程調節～出欠確認まで
忘年会・新年会・歓送迎会どんな飲み会でもそうですが、先ず最初に日程や予算を決めます。
簡単に日程を決めろって言われてもどうやって？ってなりますよね。
細かくお伝えします。
先ずはざっくりと
「突然○月○日の18時に忘年会します！」って言われてもなかなか皆さんの日程は合わせられません。
なので、例えば忘年会だったら「12月の金曜日か土曜日」といった風にざっくりでOKです。
この段階で「第2か第3金曜日で」とか絞るのはまだ早いですよ！
主役・管理職の日程から押さえる
歓送迎会だったら主役となる人、忘年会だったらその集まりの1番偉い人に候補日を伝え、希望日や空けられる日を聞きます。
「12月の金曜日か土曜日のどちらかで忘年会を行いたいのですが、○○さんの日程はいかがでしょうか？」って具合に聞きましょう。
そして主賓の都合がつく日程から3～4日に絞っておきましょう。
日程を絞っておくと後で集計がしやすいですよ。
ここで上司の好みのお店や料理を聞いておくと後々役に立ちますよ！
予算を決める
通常の宴会なら3000円～4000円位が相場ですが、忘年会ならちょっと贅沢なコースを選んだりします。
昨年の金額を先輩に聞いておくといいですね。
ここで大事なポイントがあります『会費は飲食の料金だけではない』ということ。
歓送迎会だと主役に何かプレゼントを贈るかもしれないですし、忘年会だとゲームなどで景品を用意する必要があります。
前年や前例をしっかりと聞いて把握しておきましょう。
出欠確認
主賓の出席可能な日程が3～4日に絞れたら参加者の出欠を確認します。
出欠確認は『上司→先輩→同僚→後輩』の流れで調整するのがベターでしょう。
フランクな職場や仲間でも上下にうるさい人は居ますので気を利かせましょうね。
出欠確認は紙ベースでもいいですし、会社なら社内メールを使うのもいいかもしれませんね。
無料で使える出欠管理や日程調整ができるサービスもありますよ。
ここで絶対にNGなのが「記入よろしくお願いします」って展開する事。
絶対に記入しない人が出てきますから！
なので必ず締め切り日を決めておきましょう。
締め切り日が決まっていれば「早く記入しなきゃ」ってなりますし、締め切り日になったら未記入者に直接聞くこともできますよね。
飲み会幹事が事前にやることその②店の選定～予約まで
宴会の店選び
宴会ができる店は数多くありますので、幾つか選ぶポイントや方法を紹介していきます。
主役や上司の好みの店
日程調整の時に主役や上司の好みを聞いておくといい理由がこれ。
好みに合わせて幾つかピックアップした店を、主役や上司に選んでもらうのもいいかもしれません。
会社の近くの店
仕事が終わってから開催される事が多いと思います。
仕事の都合で時間ギリギリになってしまう人や、残業で遅れてしまう人もいますよね。
出来るだけ会社の近くの店からチョイスしましょう。
また駅の近くがあればより良いですね、電車帰る人には嬉しい配慮です。
個室・貸切などが出来る店
周りの目を気にする方も居るので個室がある店が人気です。
またビンゴ大会や参加者の余興などを行うのであれば貸切が出来るお店だと安心です。
忘年会などの大人数で行う宴会だと結構うるさくなりがちです。
他のお客さんへの配慮の意味もありますよね。
過去に宴会を行ったことがある店
これは定番なお店選びです。
過去に宴会をしたことがある店で評判の良かった店なら安心です。
ただ「またあそこかぁ」などと言われるリスクがあります、無難な選択ではありますがちょっと面白味にかけるかもしれませんね。
チェーン店は極力避ける
チェーン店はお値打ちな宴会プランが多いので良いかな？って思いますよね。
一概には言えませんが多くのチェーン店の料理は美味しくありません。
暴論かもしれませんが本当です。
チェーン店の多くは調理済みの物を温めるだけ・揚げるだけといった料理がほとんど、唐揚げ１つとっても店で仕込んでいる所はまず無いです。
美味しくなくても安ければいいのであればチェーン店も良いかもしれません。
出来る幹事を目指すならチェーン店は避けましょう！
グルメサイトに頼る
ホットペッパーグルメやぐるナビなどのグルメサイトを利用します。
とくにホットペッパーグルメでは、日程・人数・エリア・予算などの希望を入力しておくと、お店から返信メールが来る『スマート幹事くん』という機能があります。
最終の予約までメールで簡潔するのでとっても楽チンです。
ただこれ系のサービスはあまりおすすめできません。
グルメサイトはお店が多額の費用を支払って掲載しています。
そして『スマート幹事くん』のようなシステムを使うにはさらに料金がかかる場合があります。
そしてグルメサイトからの予約があるとお店はさらに手数料を支払うことになります。
その費用は確実に料理やサービスに還元されます。
4000円のコースを頼んでも3000円位の内容になることを覚悟して利用して下さい。
店の下見をする
宴会の店が決まったら下見をしましょう。
実際どのような料理がでてくるのか、雰囲気や店員のサービスはどうなのかを確認します。
なんて言いません(笑)
なぜならお金がかかるからです。
幹事をするだけでも大変なのに余計な出費までするのは嫌ですよね？
なので『余裕があれば行く』位でOKです。
ここでは場所とルートの確認だけしておきましょう。
店を予約する
宴会をする店が決まったら予約をしましょう。
予約は食べログからの予約がおすすめですよ！
宴会シーズンは1ヶ月前には予約
忘年会や歓送迎会といった宴会シーズンの週末は予約でいっぱいです。
特に忘年会シーズンになると人気店は1ヶ月前に予約で埋まっているのが普通です。
その他の時期や10名程度の少人数の場合でも最低2週間前には予約が必須ですよ。
飲み放題付きのコースで予約
飲み会で盛り上がってくると、いちいち料理を頼んだりし難くなります。
また支払時に飲んだ量で不満が出ないよう、予め飲み放題のコースで予約しましょう。
4000円～5000円位のコース料理がいいかなと思います。
3000円台のコースは料理内容が乏しく不満が出ることが多いイメージ。
飲み放題料金が1500円～2000円位なので、差額が料理料金だと考えると大体理解出来ると思います。
この時に値段は税込みなのか税別なのかをきちんと確認しておくといいですよ。
飲み放題付きコースは席の時間が決まっていることが多いです。
席の時間は何時間制かの確認も大事！
当日に退店の催促をされないようにちゃんと聞いていて下さい。
席の確認
テーブル席なのか座敷なのか、1箇所でやれるのか席が離れるのかを確認して下さい。
座敷は女性が嫌がる事が多いので出来ればテーブルの方が良い気がします。
また店によってはテーブル配置の都合上、席が離れてしまう事もありますので事前に確認してくださいね。
個室は使えるか？貸切はできるか？といった事も聞いておきましょう。
余興やスピーチなどが出来るかの確認
「忘年会なので余興をしたい」「歓迎会なのでスピーチをしたい」といった要望を伝え、出来るかどうかの確認をしておきましょう。
宴会当日に店からNGが来ない様、かならず事前に説明をしておいて下さい。
個室や貸切でしたら問題ないですが、そうでない場合他のお客さんに迷惑がかかるので断わる店もありますよ。
キャンセル料金や人数変更の確認
この段階では最終的な人数が確定していない事がほとんどです。
いつまでに人数を確定すればいいかを確認しておいて下さい。
当日はキャンセル料100%の店が多いですが、宴会シーズンだと3日前からキャンセル料金が発生する場合があります。
飲み会幹事が事前にやることその③最終確認~当日まで
日程が決まり店が決まったら次は最終確認です。
メールや案内版を送る
日程・開始時間・店名・場所・金額・会費の支払期日・キャンセル料金など宴会の概要を案内メールや案内掲示板などで参加予定者全員に伝えて下さい。
またキャンセル料金についてもしっかりと明記しておくとトラブルを回避できます。
開催日の3日程前に最終確認をする事も忘れずに、仕事が忙しくてついうっかり忘れてしまう人もいますよ。
2次会候補の場所を決めておく
お酒が入って盛り上がると2次会・3次会と進んでいくことがありますよね？
2次会まで幹事？って思うかもしれませんが幹事が仕切るのがスムーズです。
2次会で使えそうな店の名前や電話番号をスマホに入れておくと出来る幹事になりますよ！
会費の集金
宴会の後に集金をしているとお店の迷惑にもなりますし、誰が払ったか分からなくなります。
当日でのトラブルを避けるためにも、会費は遅くとも前日までには払ってもらいましょう。
案内メールで支払期日を決めておけば支払の督促もし易くなります。
会費を事前に集めておけば、当日の店での支払いがスムーズになりますよ。
座席表の作成
当日参加者が座る場所で迷わないよう予め決めておきましょう。
先に主役や上司の席を上座に決めてしまって、次は役職や年齢で奥から順番に配置するだけなので簡単です。
その際に女性をコンパニオンの様に上司の間に挟んだりするのはNGです！
昔はありましたが今は時代が違います、皆が楽しめる様に配置してあげて下さい。
また、社内やグループ内での派閥や仲の良し悪しも配慮すると尚良いでしょう。
飲み会幹事が事前にやることのまとめ
飲み会や宴会の幹事が事前にやることを説明してきました！
まず最初にやることは
- 主役・上司の日程から抑える
- 予算を決める
- 出欠確認
日程調整や出欠確認は上司→先輩→同僚→後輩の流れで調整しましょう。
次は店を決める際のポイント
- 主役・上司の好みの店から選ぶ
- 会社の近くの店から選ぶ
- 過去に宴会を行ったことがある店は無難だけど面白くないよ
- 個室・貸切ができたらベター
- チェーン店は避ける
- 最後に困ったらグルメサイトに頼る
参加者全員が集まりやすい場所がいいですね。
安めなチェーン店は友人との飲み会なら良いかもしれませんが、会社の宴会の際は避けた方が無難です。
店が決まったら予約をします。
- 宴会シーズンは最低でも1ヶ月前に予約しよう
- その他の時期でも2週前には予約！
- 飲み放題付きのコースを選ぼう
- 席の確認をしよう
- 余興やスピーチの可否を確認する
- 人数変更やキャンセル料について聞いておく
参加できなくなった人、不参加だったけどやっぱり参加する人、などで人数は増減しがちです。
宴会の日の2～3日前には最終人数を店に伝えておくとお互い安心ですよ。
さぁ予約が出来たら最終確認です。
- 飲み会・宴会の詳細をメールなどで参加者全員に送る
- 2次会の候補を幾つかリストアップしておこう
- 会費の集金は事前にしておく
- 座席表を作成しておこう
飲み会・宴会の会費は事前に集金しておいて下さい。
当日キャンセルは100%料金がかかります、後集金だと一旦幹事が立て替えて店に支払う事になります。
ドタキャンした人から会費を回収するのは気分が良くないですよね。
飲み会・宴会の幹事は事前準備が9割といっても過言ではありません。
これであなたも出来る幹事！胸をはって当日を迎えましょう！！
